Fahrtkosten als Reisekosten?
Stand 22.11.2017
Was ist abzugsfähig?
Was sind Reisekosten?
Reisekosten werden unterschieden in Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Sollten bei der Auswärtstätigkeit auch private Angelegenheiten erledigt werden, ist der Aufwand ggfs. durch Schätzung aufzuteilen. Sollte eine Aufteilung nicht möglich sein gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Kosten der privaten Lebensführung.
Wann fallen Reisekosten an?
Reisekosten fallen an, wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt. Per Definition liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor, wenn der Arbeitnehmer oder Unternehmer vorübergehend außerhalb der Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.Die erste Tätigkeitsstätte ist die von der Wohnung getrennte ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers (Unternehmer), eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Um den Umfang des Artikels nicht zu sprengen wird hier nicht weiter auf mögliche Varianten eingegangen.
Fahrten müssen aufgezeichnet werde
Damit die Fahrten anerkannt werden, müssen diese aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnung sollte die Strecke, das Datum sowie den Ziel- und Abfahrtspunkt enthalten.
Abrechnung nach Kilometerpauschale
Die Fahrtkosten für beruflich veranlasste Fahrten können mit den tatsächlichen Aufwendungen für die Benutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels oder bei Verwendung des privaten PKW‘s mit 0,30 € je gefahrenen Kilometer erstattet werden (Motorräder mit 0,13 €). Bei Unternehmern ist hier eine Kosteneinlage möglich.
Abrechnung nach tatsächlichen Kosten
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die tatsächlichen Kosten bei der Benutzung des privaten PKW’s geltend zu machen. Die Berechnung erfolgt mit dem Kilometersatz aus den jährlichen Gesamtkosten geteilt durch die Gesamtfahrleistung des Jahres mal den betrieblich/beruflich gefahrenen Kilometern.Die Gesamtkosten setzen sich zusammen aus Kraftstoffkosten, Wartungs- und Reparaturkosten, Garage, Kfz Steuer, Versicherung, Zinsen für eventuelle Anschaffungskosten und Abschreibung. Die Abschreibung spiegelt den Wertverlust des Fahrzeuges wieder. Bei Neufahrzeugen wird von einer Nutzungsdauer von sechs Jahren ausgegangen. Bei gebrauchten Fahrzeugen oder hohen Kilometerfahrleistungen von weniger als sechs Jahren. Auch bei dieser Variante ist eine Erstattung durch den Arbeitgeber möglich, allerdings muss der Arbeitnehmer die Unterlagen der Berechnung vorlegen.
Beispiel
| Kraftstoffkosten | 3.000,00 € |
| Wartungskosten | 1.000,00 € |
| Kfz Steuer | 200,00 € |
| Versicherung | 800,00 € |
| Zinsen | 200,00 € |
| AfA (KP 30.000,- €) | 5.000,00 € |
| Summe | 10.200,00 € |
| Gesamtkilometer | 30.000,00 km |
| Betriebliche Kilometer | 10.000,00 km |
| Berechnung | 10.200,00 € / 30.000,00 km x 10.000,00 km |
| 3.400,00 € |